業務を円滑に進めることができる日報アプリがたくさんありますが、どのアプリを選んだらよいか悩んでしまうケースが多いと思います。業種やリテラシーにあった日報アプリを使うことで、日々の業務を効率化できるため、今回はオススメできる日報アプリ４選をご紹介いたします。
日報アプリとは
日報アプリは日々の営業活動や進捗を記録し、管理するためのアプリケーションです。一般的に仕事やプロジェクトの進行状況、タスクの完了状況、個人の目標や成果などを記録するのに使います。
日報アプリのメリット
日報アプリを利用することで以下のようなメリットがあります。
- 時間や場所を選ばずに営業日報を作成できる
- 日報管理を効率化できる
- コミュニケーションを活性化する
- 情報を活用しやすい
時間や場所を選ばずに作成できる
マルチデバイスの日報アプリを利用することで、社外からでも業務の報告を行えます。そのため、会社に戻る必要もなくスピード感をもって業務の報告や共有が行えます。また、メールと違い連絡が埋もれてしまう心配もありません。
日報管理を効率化できる
写真や動画も添付することができるため、報告をより見やすくすることも可能になります。また日報アプリには検索機能もあるため、過去の報告も簡単に確認することができます。
コミュニケーションを活性化する
個人への報告だけでなく、チームや社内などリアルタイムで情報の共有ができるため、メンバー間でのコミュニケーションがより盛んになります。チャットだけでなくスタンプなどで反応できるところも日報アプリの特徴です。
情報を活用しやすい
アプリのデータベース上に情報が蓄積されるため、過去の情報を振り返ってノウハウの共有や業務内容の改善に繋げていくことができます。
アプリを選ぶ際のポイント
日報アプリを選ぶ際のポイントもいくつかあるためご紹介いたします。
- 誰と共有するのか
- 操作性
- 用途や目的に合ったもの
- 料金やプラン
誰と共有するのか
情報を共有しあう相手によっても最適なアプリが変わってきます。社内と社外でそれぞれ注意するべきポイントをお伝えします。
①社内で共有
社内で利用する場合は、社員のリテラシーを確認しておく必要があります。社員が最も使いやすいと感じるアプリを選ぶ必要があります。また、社内でのルール周知をする必要もでてきます。
②社外で共有
社外利用をする場合はクライアント(お客様)に合わせることが多いです。しかし、日報アプリをメインで使う方や業務の内容によってもベストなアプリは変わってくるため、十分に打ち合わせをしたうえで決める必要があります。
操作性
どれだけ多機能なアプリを導入しても使いこなせなければ意味がありません。社員が使いやすいアプリか、業務に必要な機能が備わっているかが重要となってきます。またデバイスにおいてはパソコンとスマートフォンのどちらからでも使えるサービスがおススメです。幅広くアプリを利用することができ、社内や社外にとらわれず利用ができます。
用途や目的に合ったもの
多くの日報アプリがありますが、選ぶアプリによって機能や強みが大きく変わってきます。業務・人事・顧客・現場など状況に合わせた日報アプリがあるため、なんのために使うのか、どんな場面で使うかを事前に明確にしておく必要があります。
料金やプラン
導入費用も重要ですが、そのサービスを継続して利用していけるのか、ランニング費用は長い目で見た時にどれくらい発生してくるのかなどの潜在的な面に注目することも必要です。会社に合う日報アプリを見つけたら、プランごとにどのような機能があるのかも確認してみましょう。無料期間などがあれば試しに利用してみるのも判断しやすいポイントです。
営業部署での日報アプリの活用例
日報アプリでも日報に特化したものや社内コミュニケーションもできる汎用性の高いアプリも存在します。それぞれご紹介いたします。
- 日報に特化したアプリ
- 日報としても使える汎用性の高い営業アプリ
日報に特化したアプリ4選
まずは日報に特化しているアプリからご紹介します。
gamba!(ガンバ)
【機能】
①日報テンプレート
日報の投稿時にテンプレートを自由に設定できます。
②コミュニケーション
日報に対して、イイネやスタンプ、コメントなどを送れます。
③目標管理
目標への進捗をグラフ形式で確認することができます。
【特徴】
日報のアプリを導入するうえで代表的なアプリになります。**コミュニケーションを重視した設計になっており、チームの雰囲気や社内コミュニケーションを意識したい方にはメリットが大きいアプリです。**日報にイイネやコメントを送ることができ、楽しく日報を続けられます。マルチデバイスでiOS/Androidどちらでも操作が可能。
【コスト】
- 15日間すべての機能を無料トライアル
- １ユーザー817円～ / 月
未来日報
【機能】
①顧客情報の蓄積
自動で顧客の情報が蓄積されていき、顧客情報は検索できます。
②スケジューラー
業務の日時や頻度を設定して、任意のプログラムを実行できます。未来の予定が自動で生成されスケジューラーとして活用可能。
③リマインド
タスクを忘れないように設定できる機能。次のアクションなどを日報に管理でき、業務の抜け漏れが防げます。
【特徴】
日報を通してコミュニケーションが活発になる特徴があります。上司と部下とのやり取りのみになりがちな日報ですが、未来日報は社員全員が日報にリアクションすることができます。そのため社員同士の関係構築の強化にもつながります。チーム全体でアイデアを出し合えるところも特徴の一つです。
【コスト】
- 30日間は無料のお試し期間あり
- Aプラン(1～20人) 6,000円～ / 月
ワンズ営業日報
【機能】
①Excelへのデータ出力
アプリに登録されたデータをワンクリックで出力できます。既存シートと変わらない形で表示できるので業務負担も減らしていける。
②報告書の画像添付
報告書への画像添付や共有が可能。添付画像を検索して、欲しいものだけを取り出すこともできる。
③フォーマットのカスタマイズ
報告書の項目は自由にカスタマイズができる。プログラミングも不要で設定できる。
【特徴】
ワンズは業務効率の向上や報告内容の見やすさです。Excelデータで出力ができるため、そのような対応が必要な業務であればかなり負担も減らしていけますし、画像も添付できるため文字だけでは伝えにくい内容でも見やすい報告をすることができます。
【コスト】
- 1ユーザー3,600円～ / 月
PigeonCloud
【機能】
①情報のデータベース化
売り上げや顧客情報といった情報をWebデータベース化して一括管理ができる。
②効率的な情報共有
スマホやタブレット、ブラウザでいつでもどこからでも閲覧や修正が可能。複数人で同時に作業することもできる。
③検索・集計・分析ができる
必要なデータを簡単に数値化・グラフ化できるため、スムーズな分析が可能。グラフ種類も豊富でデータに合ったものを選択できる。
【特徴】
マルチデバイスに対応しており、スマホ・タブレットからでも操作ができるので、外出先でも閲覧できるメリットもある。情報をデータベース化できるため、サービスや業務品質の改善にも適しています。
【コスト】
- 1か月間の無料トライアルあり
- 10ユーザーまで 1,000円～ / 月
| 機能 | コスト | |
| gamba!(ガンバ) | ・日報テンプレート ・コミュニケーションツールが豊富 ・目標をグラフ化 | １ユーザー817円～ / 月 |
| 未来日報 | ・顧客情報の蓄積 ・スケジュールの自動生成 ・リマインド機能付き | 6,000円～ / 月 |
| ワンズ営業日報 | ・Excelへのデータ出力が可能 ・報告書の画像添付が簡単 ・自由にフォーマットカスタマイズ可能 | 1ユーザー3,600円～ / 月 |
| PigeonCloud | ・情報のデータベース化 ・効率的な情報共有が可能 ・自社にあったデータ分析が可能 | 10ユーザーまで 1,000円～ / 月 |
日報としても使える汎用性の高い営業アプリ3選
以下のアプリでも日報アプリとして機能します。社内ですでに利用しているアプリがあれば日報アプリとしても利用することができます。
Chatwork
Chatworkは案件別にチャットスペースを作ることができ、本題に沿った連絡や共有をすることができます。マルチデバイス対応で、場所を選ばずにやり取りができるのもメリットです。シンプルデザイン設計でアプリに不慣れな方でも使いやすいです。
Googleフォーム
Googleフォームは無料で簡単にアンケートや報告フォーマットを作成できるツールになります。こちらもシンプルなインターフェイスなので、アプリ操作に不慣れな方でも手軽に利用できます。またスプレッドシートと連携して管理できるため、データ管理や分析にも適してます。
Slack
Slackは多様な機能を持つチャットアプリです。柔軟にチャットスペースを分けることができ、デザインやスタンプの挿入やカスタマイズができるアプリのため報告だけでなく、コミュニケーションの活性化にも役立つサービスです。連携できる外部ツールも多く、Googleカレンダー、Googleドライブ、Confluense、JIRO、Trello、Asanaなど幅広く連携でき、業務の効率化も進みます。
| 機能 | コスト | |
| Chatwork | シンプルデザインでアプリに不慣れな方でも使いやすいです。 | フリープラン / 0円 有料プラン / 700円〜 |
| Googleフォーム | Googleスプレッドシートと連携して管理可能 | 無料 |
| Slack | 連携できる外部ツールが豊富 | フリープラン / 0円 有料プラン / 925円〜 |
アプリをどう生かすのか
いくつか日報アプリをご紹介しましたが、ただアプリを使うだけでは意味がありません。使う意図や利用することで得ることができるメリットをしっかり理解しておく必要があります。
- 日報を報告するだけではもったいない
- 数字を分析する
- チームで共有し、目標を達成できるようにする
日報を報告するだけではもったいない
どうしても日報アプリを取り入れると、アプリを使うことが目的になってしまうことがあります。しかし、あくまで業務を効率化や売り上げUP、目標を達成するためなど、目的に合わせて利用していかなければ意味がりません。報告するためではなく、何のために取り入れるのかを考えて利用する必要があります。
数字を分析する
日々の数字を確認することで、自身の改善点やよかった点などを振り返ることができます。アプリではその数字を週単位や月単位で振り返ることができるため、より解像度を上げた振り返りが実現できます。また他人の数字とも比較できるため、目標達成に向けた計画も立てていきましょう。
チームで共有し、目標を達成できるようにする
社内で簡単にノウハウや数字の共有できるため、業務のPDCAも効率よく回していけます。そうすることで、個人だけでなくチームとして目標達成の意識を持つことができ、組織全体の活性化に繋がっていきます。
アプリを使う際の注意点
- ビジネスマナーに注意
- 情報流出の危険性
- コストがかかる
- 慣れるまでに時間がかかる場合もある
ビジネスマナーに注意
社内や社外で利用できる日報アプリですが、社外で利用する場合は注意が必要です。敬語や伝わりやすい内容などを意識して円滑なコミュニケーションを心掛ける必要があります。もし複数のチームで動いているケースであれば、内容に応じて投稿するメンバーを決めておくのも一つの手段です。
情報流出の危険性
多くの日報アプリがありますが、すべて安全というわけではありません。利用するアプリごとにセキュリティ対策がされているのかどうかを導入前にしっかり確認しておく必要もあります。
コストがかかる
日報アプリの導入には基本的にコストが発生します。会社の規模によってもコストが大きく変わってくるケースもあるため、業種やリテラシーに合ってるかを見定めておきましょう。無料やお試し期間があるアプリであれば利用してみましょう。
慣れるまでに時間がかかる場合もある
リテラシーの高さにもよりますが、新しいアプリを導入した際は慣れるのに時間がかかる場合もあります。導入時は社員のリテラシーを確認しておきましょう。また事前にフォーマットの準備やルールを徹底しておく必要もあります。使いやすさをすぐに実感できないケースもありますが、最初は根気よくアプリを使っていくことが大切です。
まとめ
今回は日報アプリのメリットや選び方、オススメのアプリなどご紹介させていただきました。導入するうえで注意しなければいけない点もありますが、上手に活用することで業務効率や業績の向上、社内コミュニケーションの活性化に繋がっていきます。今の業務報告に少しでも課題があれば、ぜひ利用を検討してみてください！
しかし、日報をアプリで管理しても営業成績に結びつかないときもあります。
そんなときは、気軽に下のフォームからご相談ください。
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