ここでは、実際の営業活動に活用できる手紙の例文をご紹介します。

手紙の活躍が考えられる4つのシーンでの例文を是非チェックしてみてください。

営業におけるアポ取りにはさまざまな手段があります。中でも、手紙は担当者に目を通してもらえる可能性が高く、効果的な手段です。新規開拓の際に手紙を使った営業のアポ取りでは、どのような内容を担当者に届けるかが大事になってきます。

とはいえ、どのような手紙を書いていいかわからない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、手紙の文例をパターン別に紹介します。また、手紙の作成や送付の際のポイントや、手紙営業のメリット・デメリットなども詳しく解説しています。営業に手紙を活用したいと考えている場合は、ぜひ参考にしてください。

新規開拓をするために手紙を使うメリット

新規開拓の法人営業で手紙を使うとなぜメリットがあるのかについて説明します。

メリットは3つあります。

• 開封率が高い
• 決済者に届く可能性が高い
• 印象に残りやすい

① 開封率が高い

デジタル時代において、手紙は珍しくなりました。手紙によるダイレクトメール（DM）は開封率が高いとされ、営業メールの返信率は約0.5%といわれているのに対し、手紙（DM）は約1%になります。

受け取った人は、手紙を開封すること自体が特別で、より重要な情報が含まれている可能性が高いと感じることがあります。また、手紙はより信頼性があり、重要な情報や提案を伝える手段として受け取られることが多いです。

② 決裁者に届く可能性が高い

通常、テレアポの場合、決裁者（交渉したい相手）の前に「受付」を突破しなければならず、受付内容を判断し、取り次いでくれないケースが非常に多いです。

またテレアポでは、一定規模以上かつ決裁者（代表、役員）へは中々届かないこともよくあります。（5000件以上架電しても取れないことも多い）

その点、手紙は、直接決裁者に届けることができます。宛名を決裁者の名前にすることで、本人に届く可能性が高まり、かつ手書きだと特別感が増します。そのため、商談など交渉に持ち込みやすい傾向があります。

テレアポや飛び込み営業とは違い、自社の商品もしくは、営業マン自身のことを確実に認識してもらえるチャンスになりえます。

③ 印象に残りやすい

メールボックスに届く手紙は、他の広告や通知と比較して目立ちます。電子メールのように迷惑メールフォルダに入ってしまう心配もないので、手紙を受け取った人の関心を引くことができます。

手紙は受け取った人に直接アプローチするための個人的な手段です。受け取った人の名前や住所を含めることで、手紙が印象に残りやすくなり開封する動機になります。

手紙を書く時のポイント

次に手紙を書く時のポイントについて２つ説明します。

このポイントを抑えることで、重要さや真剣さを伝えることができます。

• 時候の挨拶から始める
• 売り込みではなく気持ちを伝える

①時候の挨拶から始める

手紙の冒頭で、時候の挨拶と呼ばれる季節の言葉を記載します。時候の挨拶は礼儀を重んじる日本の習慣で、さまざまな言葉があります。ここでは代表的な時候の挨拶を紹介します。

春…寒さの中にも春の兆しが感じられるようになりました

夏…今年の暑さはことのほか厳しい日々が続いています

秋…秋も深まって参りました

冬…寒さもひとしお身にしみる頃

②売り込みではなく気持ちを伝える

手紙は他の営業のアプローチに比べると時間がかかるというデメリットがありますが、この点が同時にメリットにもなります。

手紙には、時間と手間をかけて作成されたものであることが伝わり、相手に気配りがある内容を書くことが期待されるからです。

手紙が時間をかけて作成されたのであることは、その重要性や真剣さを示すことができます。手紙は直筆であることが多く、文字や内容に丁寧さや心のこもり方を感じられるので、より重要な情報が含まれている可能性が高いと感じます。

手紙を書く時の例文

ここからは手紙で営業活動する際に、活用できる手紙の例文を４つ紹介します。

ぜひ例文を使ってみてください。

• 新規開拓をする場合
• 既存顧客への営業
• 訪問後のお礼
• 成約後のお礼

①    新規開拓をする場合

新規開拓では基本的には面識のない相手に手紙を送ることになるので、特にマナーに気をつけて手紙を書く必要があります。また、相手にいい第一印象を持ってもらうためにも、自分や会社のことをわかりやすく紹介しましょう。

【例文】 〇〇株式会社　〇〇部〇〇様 拝啓 （時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。 面識もございませんのに、このように突然のお手紙でのご挨拶をお許しください。 私は株式会社〇〇、〇〇課所属の〇〇と申します。 弊社は、日本全国170万社以上の企業情報を掲載したプラットフォームを運営しております。Webサイト上で貴社のビジネスモデルを拝見し、弊社の持っている独自の情報網を駆使して、業績向上に貢献できるのではと思いご連絡をさせていただきました。 もしご興味がおありでしたら、是非とも一度詳しくご紹介させて頂きたく存じます。 ご多忙の中恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申しあげます。 敬具

【ポイント】

• マナーを守る
• 分かりやすい自己、自社紹介を行う
• あまり押しを強くしない

②    既存顧客への営業（アップセル、クロスセル）

既に商談に応じてくれた見込み顧客に対して、アフターフォローの手紙を送る場合は、まずは時間を作ってくれたことに対して感謝を述べましょう。その上で相手の状況を確認し、次の提案に繋げるのがおすすめです。

既存顧客に追加で購入してもらったり、新規商品を買ってもらうことは新規顧客向けの営業に比べて5～10倍は成約率が高いので既存顧客への営業は効果的です。

【例文】 〇〇株式会社　〇〇部〇〇様 拝啓 （時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。 先日商品のご紹介をさせていただきました、株式会社〇〇、〇〇課所属の〇〇と申します。 お忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。 貴社の顧客を何よりも大切にする姿勢には、私共も学ぶべき点が多かったです。 お話を聞く中で、弊社が運営する企業情報プラットフォームは、貴社の抱えている問題の解決策になると改めて確信いたしました。 関連部署の方々ともご相談いただき、前向きに検討いただければ幸い です。 もしご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 またお話をさせていただく機会がございましたら大変光栄に思います。 何卒宜しくお願い致します。

【ポイント】

• 商談に応じてくれた感謝を伝える
• 会社の姿勢に対する感想を述べる
• 次への提案につなげる

③    訪問後のお礼

上記と同様に、時間を作ってくれたことに対して感謝を述べましょう。その上で相手タイミングを見計らい、また今後もお付き合いさせていただきたいという気持ちを伝えるのが大切です。

【例文】 拝啓 先日は貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。 お会いできたことを大変嬉しく思っております。 訪問させていただいた際に、自社の製品について詳細を説明させていただき大変感謝しております。また、貴社のビジョンや取り組みについてお話を伺えたことは、大変刺激的であり、私たちにとって非常に有益な時間でした。 今後は、訪問でお伺いした情報をもとに、さらに提案を練り上げ、貴社との協力を深めていけるよう努めてまいります。 何かご質問やお問い合わせがございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。 再度、貴重なお時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。 敬具

④    成約後のお礼

成約後には感謝を伝えるのが大切です。より丁寧さを感じられます。

一つひとつ丁寧に感謝の気持ちを伝えることにより、信頼関係の構築をより深めることができます。

【例文】 拝啓 先日は弊社の提案にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございました。お陰様で、ご検討いただいた結果、成約いただけましたことを大変嬉しく思っております。 この度は、私たちのサービスや製品に対する信頼をいただき、心より感謝申し上げます。お客様のご要望にお応えできることを光栄に思います。今後も信頼と満足をお届けするために全力で努めてまいります。 ご契約内容や手続きに関する詳細については、追ってご連絡差し上げます。また、何かご不明点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお申し付けください。 今後とも、より良いサービスを提供できるよう努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具

新規開拓を成功させるためのポイント

これまで書いてきた記事とは別に気を付けるポイント、成約に繋げるためのポイントについて４つご紹介します。

• すぐに結果がでるとは限らない、継続的に実施する
• フォローの電話を入れる
• 筆ペンを使う
• ターゲットを明確にする

すぐに結果が出るとは限らない、継続的に実施する

手紙は、テレアポをはじめとしたアプローチと同様に、すぐに結果に結びつくということは滅多にありません。そのため、すぐに結果を求めず、長い目で見て関係を築き上げた後に結果が付いてくるということを覚えておきましょう。

届くまでにも時間がかかりますので、手紙以外の方法と組み合わせることで、担当の方と接触できるきっかけの一つとなるように手紙のみで終わらせないほうがいいでしょう。

フォローの電話を入れる

手紙を送付して1週間ほど経った頃、フォローの電話を入れるとアポが取れやすくなります。手紙を送った後に例えば、「先日〇〇様に手紙を送付させていただいたものですが……」と言えるため、受付を突破しやすくなります。

また、電話をかけて話すと、手紙を読んでもらえたかどうかをヒアリングできるので、別の機会で手紙を書くときに改善点を検討できるようになるでしょう。

筆ペンを使う

顧客に手紙を送付する際には、ボールペンや万年筆ではなく、筆ペンを使用することで有利となることを覚えておきましょう。

筆ペンで文字を書くと、文字に味が出るだけでなく、特別感を演出することが可能です。顧客にとってとても印象深く、好印象の手紙となります。

しかし、筆ペンがどうしても苦手というような場合には、万年筆でも良いでしょう。ただし、綺麗な文字で書くことが大切です。

ターゲットを明確にする

「手紙の書き方」をネットで調べると、テンプレートがすぐに出てきます。テンプレ化された文章を送っても、相手の心には響きにくいため、ひとりひとりにパーソナライズした手紙を書いた方がいいでしょう。

たとえば以下のような内容です。

〇〇様は以前△△にいらっしゃったようで、実は私も△△に縁がありまして・・

実は私も〇〇様と同じ大学出身で、私が後輩にあたります。

など、自分と相手の接点を伝えましょう。接点がなかった場合は、その方の書籍を読んだり、SNSなどをみて、内面的な共通点だったり、相手の人間性を褒めたりすることが大切です。

自社のホームページなどでは公開していない情報を伝えると、相手の興味を引きやすいです。商談時にしか見せないデータや、社内のみで共有している情報（セキュリティ面で公開しても問題のないもの）を伝えます。

相手企業の情報も調べておくのもおすすめ。たとえば、企業が株主や投資家に提供するIR情報を調べます。「御社のIR情報を拝見させていただきまして・・特に〇〇の数字は、当社でも実現できない素晴らしい数字です」などと伝えると説得力が上がります。

顧客によって内容を変える

テンプレートでは訴求力も減ってしまうため、アポイントを取得しづらくなります。

「自社のためにわざわざ書いた特別な文章」という印象を与えられるように、顧客によって文章を変えることが望ましいです。例えば、なぜ手紙を送ったか、自社の商品が顧客にどう役立つかなどは、顧客ごとにカスタマイズして作成しましょう。

営業で新規開拓をするためのその他の方法

新規開拓営業とは、新たな顧客を獲得するための営業活動を指します。

ここでは、3つのアプローチ手法と違いについて解説します。

• 飛び込み
• 電話
• メール

① 飛び込み

飛び込み営業は、営業担当者が予約なしで顧客や見込み客のオフィスや店舗に訪問し、商品やサービスの提案を行う営業手法です。通常、電話やメールなどで事前にアポイントメントを取らずに、直接現地に足を運んで営業活動を行います。

対面でのコミュニケーションは、顧客との信頼関係を築くのに効果的です。顧客は直接相手の顔を見て話を聞くことができるため、より信頼して取引や提案に対応することができますし、相手にとってニーズがあるかどうかすぐに把握することができます。

② 電話

電話営業とは、電話を利用して顧客や見込み顧客に商品やサービスを紹介し、営業活動を行うことを指します。通常、電話を使用して営業担当者が顧客に直接アプローチし、商品やサービスに関する情報を提供し、興味を引くような提案を行います。

電話を使った営業は、地理的な距離や時間の制約を受けず、広範囲の顧客に直接アプローチすることができます。これにより、より多くの顧客に商品やサービスを紹介し、売上を拡大することが可能になります。また、電話で顧客と直接コミュニケーションを取ることで、リアルタイムで顧客の反応や質問に対応することができます。これにより、顧客のニーズや要望をすばやく把握し、適切な対応をすることが可能です。

③    メール

メール営業とは、電子メールを使用して顧客や見込み顧客に商品やサービスを紹介し、営業活動を行うことを指します。通常、営業担当者がメールを使って顧客に直接アプローチし、商品やサービスに関する情報を提供し、興味を引くような提案を行います。

メールを使用した営業では、顧客の属性や購買履歴に基づいてメッセージを送信することができるので、顧客の興味やニーズに合った情報を提供し、関心を引くことができます。

また、受信者がメールを受け取るとすぐに反応することができるので、顧客からの質問や要望に迅速に対応することができるので顧客との関係を構築しやすくなります。

営業に手紙を活用してアポイント獲得率を高め、信頼を得よう

手紙は担当者の目に留まりやすく丁寧な印象を与えられるため、アポ取りには効果的な手法です。手紙を書く際には、筆ペンを使用し、商材の魅力が伝わるように工夫しましょう。また、時期に合わせた文章をいれるなどをし、顧客に合わせて文章を変えることでより好印象に繋がります。

紹介した例文も参考に、効果的な手紙の書き方を身につけましょう。

しかし立ち上げたばかりの会社など、営業戦略を立てたくてもうまくいかないところもあります。こうした場合は株式会社Sales and Innovation Japanの営業代行サービスをご利用ください。

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