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営業日報とは
営業日報とは営業活動の日々の成果や進捗をまとめた報告書のことです。 通常上長や同僚にその日の成績や改善点を共有するのに使われており、営業活動をする企業・組織では毎日報告することが多く、この記事を読んでいる方も営業日報の書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。 今回は営業日報の書き方やテンプレートを紹介していきます。
営業日報は意味がない？
営業日報を毎日作成している方によくあるのが毎日書くのが面倒で流れ作業になっていたり、似たようなものに形式化してしまいますが、営業日報は適切に運用すればあなたの営業成績をあげることにもつながります。営業成績を上げるためのツールとして営業日報は積極的に利用していきましょう。
営業日報のテンプレート
営業日報のテンプレートとして、ExcelやWordの方法が挙げられます。
ExcelやWordで記載する項目や商材によっての行動量も異なるかと思いますので、会社にあったテンプレートを用いるといいでしょう。
Excel
Word
SFA（営業管理ツール・営業支援システム)
近年、営業にもＩＴツールの導入が増えています。営業支援のＩＴツールの総称をＳＦＡ(営業管理ツール・営業支援システム)と言います。ＳＦＡは多数あるので業種業態にあったものを選びましょう。
例えばツールとして使えるSFA
- Sales Cloud：世界中の多くの企業で導入されているSFA
- kintone（キントーン）：プログラミング不要で業務支援アプリケーションを作成できるシステム
- Hub Spot：インバウンドマーケティングおよびセールスのソフトウェア
会社によって使いやすいITツールは異なりますし、上記３つ以外にもSFAは多々ありますので御社に合うITツールをチェックしてみましょう。
アプリ
SlackやChatWorkなどの社内SNSに営業日報を記載する企業が今増えてきています。 その場合、文章ベースで報告することが多いので、ここでは例文をご紹介いたします。
以下例文
【業務報告】20240401
▼日次計画
● 架電・商談（進捗/目標）
架電数：80社/100社
コンタクト数:8社/8社
アポ数：2社/1社
商談数：1社/1社
成約数：1社/1社
▼商談結果 株式会社ABC商事 成約（4/20）（20件の目標に対し現在4件受注）
〇良かった点 ・前回商談の反省点を生かし、成約に至った。
〇改善点 ・アポ数
【商談をする上での気づき】
◯日までに◯◯を理由として断られるケースを想定した切り返しのトークの準備
◯までに技術部マネージャーの ××さんへ営業同行を依頼
自分で立てた目標に対しその日の進捗が分かるような業務報告になっています。これによりもし目標に対して進捗がうまく進まなかった場合、なぜうまくいかなかったのか、どうしたらよりうまくいくのかなど数字ベースで振り返ることができます。
また、気づきを入れることは重要です。自分だけではなく、他の人も真似できるタイミングや新しい方がアサインする場合、その気づきを見て業務が始まる前に事前に業務に備えることができます。
記載するべき項目
営業日報に入れておきたい項目は以下の6点です。
- 目標
- 業務内容
- 成果と達成率
- 良かった点
- 改善点
- 改善案
目標
その日達成するべき目標を記載しましょう。「訪問件数20件」「成約2件」など定量・定数的に記載するのがベストです。自分語りだけではなく部署全体の目標を踏まえ、その達成のために自分が何をすべきか…という点まで踏み込めると理想的です。また、目標を設定することでそこから逆算し一日の予定も立てやすくなります。
この目標を立てる際に「頑張る」「根性で」など再現性がないようなものではなく、上記のように具体的に記載するのが大事です。
業務内容
詳細に記載しましょう。
場合によっては時間で区切って
13:00～15:00 架電
15:00～18:00 A社訪問
上記のように時報のような形で記載するのも時間の使い方を把握することができ業務の把握に役立ちます。
成果と達成率
成果はできたところだけではなく、できなかった点も報告しましょう。
また、成果を定量・定数的に記載し目標がどの程度達成されたか可視化するための達成率もしっかり出すようにしましょう。目標をクリアした場合や達成度が高かった場合には、その成功要因も共有すると社内の営業力向上にもつながります。
良かった点
その日活動したことで得られた成果を記録します。
営業部門では「受注〇件」「テレアポ〇件」といった成果を記すことが多くなるでしょう。この項目もなるべく簡潔に、そして数字などを用いて具体的に書くようにしましょう。成果は営業マンの評価につながる重要な要素ですので、誇張はいけませんが漏れなく書くように心がけましょう。その日行って成功した施策や打ち手を振り返り、再現して繰り返し行うべきことを可視化しましょう。
改善点
達成率が悪かったのならどこが悪かったのかしっかり振り返り、問題があった点を洗い出しましょう。気付いたことがあればどんな細かいことでも記載して、問題点をしっかりと無くすように取り組んでいくことが重要です。もし何かの失敗があった際にも、その出来事をただ報告するだけにとどまらず、何が原因で今後どのように対処すれば再発を防げるのか…といった点まで言及し、あくまで今後の自身や組織の成長のために活かせる所感にしましょう。
できなかった点を報告すると「恥ずかしい」などいろいろな感情があると思いますが、それも大事な報告です。そのできなかったことは先に入社した営業の方が経験していることがほとんどですし、今後入ってくる社員、もしくは同期と共有し、どうしたらうまくいくのかを話し合えることができます。
改善案
上記の改善点について、どのような施策を打てば解消するのかを記載しましょう。得られた教訓や学びを共有しましょう。
成功体験や失敗から得た知見は、全体の学習と成長に繋がります。
絶対的な正解はないので、仮説を立て次の営業日から実行しPDCAサイクルを回していくことが業務改善に繋がります。改善点や今後の行動計画も述べ、個々の成長とチームの進化に寄与するように意識しましょう。
営業日報を作成する目的
入社すると営業日報は書くものだと初めに教えられます。ただ、「なぜ書いているのか」「何のために」などと思う方もいるでしょう。そうした目的意識の欠如は、「書くのが面倒」「適当に書いても問題ないだろう」などとなっていき、本来の営業日報の役割が失われてしまいます。
管理者の目線と営業担当の視点から営業日報の目的を理解し、より成果を出せるような営業日報にしましょう。
管理者目線
- 営業担当の稼働や成果を正しく把握することができる
- 成果を予算などと照らし合わせ適切な戦略策定や指示出しができる
- 営業担当のナレッジ（個人で培ったノウハウ）を部署内で共有、保管することができる
担当者目線
- 自身の稼働や成果を上司に報告、アピールすることができる。
- 自身の進捗や課題感を可視化することで改善策を立てやすくなる。
- 次の日に行うべき施策が明確になる。
営業日報の書き方とポイント
ただ毎日業務日報を書いていても、ポイントを押さえていないと形式化し、意味のないものになってしまう可能性があります。ただ書かされるものにせず、自身の成長に繋げるために以下の4つのポイントを押さえておきましょう。
- 簡潔に記載する
- 定量・定数的に記載する
- 顧客情報を詳細に記載する
- 所感と感想をはき違えずに記載する
簡潔に記載する
他人に何かを伝える際に一番大事なのは、「読みやすさ・わかりやすさ」です。日報を書くのは時間がかかりますが、報告を受けそれに目を通す側も時間がかかります。
そのため、
- 結論ファースト
- 1文を短くする
- 重要度順に書く
この3点を意識しましょう。
日報を書き始めるときは、まず当日の営業活動の要点を押さえて、必要最低限の情報にまとめることから取り組むと良いでしょう。また、結論や重要な事項を最初に述べてから、以降で関連する情報を補足していく形式にすると、効率良く読みやすい文章になります。
定量・定数的に記載する
営業活動では「受注件数〇件」「販売台数〇個」など数字で目標を設定されることが多くなります。営業日報は目標に対しての進捗や改善点などを報告するものなので必ず数値を詳細に記載しましょう。
「もっと多く」「今日は少なかった」など曖昧な記載ではなく、一目で伝わる表記を心掛けましょう。
顧客情報を詳細に記載する
営業活動は顧客に対して行う物であり、顧客の反応や状況は営業結果に大きく関わります。しかし、失注or成約or保留と言った少ない選択肢で顧客の状況を表した報告にとどめているケースが大半です。
自分では判断が出来ずとも顧客の状況を詳細に報告することで、上司や同僚から的確なアドバイスがもらえるケースがあります。
また、自分のネクストアクションのためにも顧客情報は詳細に記載しましょう。
所感と感想をはき違えずに記載する
営業日報を作成していると自分自身がその時に感じたことも報告することがあると思います。
ですが、上司の方に「これは君の感想じゃないか？感想ではなく所感を報告してくれて」と言われたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
所感と感想は似ていますが違うものです。
「感想」は、自分が感じたこと、思ったこと。「所感」は感じたこと、思ったことより一歩奥に踏み込み、より深く考察を加えたもの。
「所感」を書くということは、今日起きたことを振り返り、今後の対策・改善をどう行っていくかということの報告を求められています。この時に、自分はどう考えたのか、次どうするべきだと思うのかも述べるといいでしょう。長期的な視点を持たないと、改善策を打つことが難しくなるでしょう。
営業日報を運用する際のポイント
営業日報の成功とは、目的を明確化し、適切なフォーマットを使い、具体的・客観的情報、課題や改善点の共有をし、誰が見てもわかり、模倣ができることです。成功させるにはポイントが２つあります。
- フォーマットを統一する
- フィードバックに使用する
フォーマットを統一する
毎日バラバラに営業日報を記載していると、内容の組み立ても１から考えなければなりません。またメンバーが増員した際にも模範がなく戸惑いが生まれやすくなります。
そうするといざ振り返りをする際にも確認したい営業日報が見つけにくくなり、読み手側にとっても、毎回１から書いてある内容を理解するのはかなりの労力がかかります。
それを防ぐためにも「フォーマット」を作ってしまうのは、営業日報作成を効率化する手法の１つです。
上記のような営業日報の例文を参考にし、毎日書き方や書く内容を決めておけば、迷わず書けて迷わず読めます。
記載する項目や記載順序、ルールをしっかり整えましょう。日々報告をする側される側ともに負担が軽減し、質の担保にもつながります。
フィードバックに使用する
営業日報は上長に報告するためでもありますが、自分の行動を振り返り、次のアクションに生かすためでもあります。提出だけして振り返らなければ意味がありません。しっかりと分析し、営業施策を立てましょう。
また組織・上司側のメリットは「組織を運営するために必要な情報を得ることができる」ということです。組織や上司は、営業担当の日報を見て、その営業担当に対するフィードバックが適切に行えます。数字ベースで振り返りを行っていると何が足りないのかを把握することができます。営業の方たちの動きを把握することができれば、誰かのつまずきや今後の動きを想定して動くことが可能なので、それがなければ気づくこともできないのです。
まとめ
いかがでしたか？
営業日報はしっかりと目的を把握し適切に作成・運用すれば自分の営業成績向上や組織の成長に大きく寄与します。そのためにもフォーマットやツールを見極め、自分の持ちうる情報や成果を詳細に記入することを徹底していきましょう。
当社、株式会社Sales and Innovation Japanでは営業代行事業をしており、上場企業の新規事業の立ち上げなど数多くの企業様を支援させていただいおります。
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