テレアポとは「テレフォンアポイント」の略で、ターゲットの新規顧客に電話をかけてアポイントを取る業務のことです。自社のスタッフが業務の一環として行うケースもありますが、テレアポを代行している会社に委託するとコスト削減や業務の効率化が期待できます。
本記事ではテレアポの代行を外部に委託するメリット・デメリットを解説します。委託先のテレアポ代行会社の選び方も紹介するので、参考にしてください。
目次
そもそもテレアポ代行とは？
テレアポ代行とは一般的には自社スタッフが行うアポイント獲得のために、業務の代行を依頼できるサービスのことです。
商品受注のきかっけとなるテレアポ業務は、企業にとって欠かせない業務の一つです。しかし工数がかかるため、限られた人数で行うのが難しかったり、テレアポ業務専門にスタッフを雇用すると人件費が増えたり企業の負担となるケースもあります。
テレアポの代行会社ではテレアポ業務に特化したスタッフが自社スタッフに代わってアポイントを取ってくれるため、業務効率改善などのさまざまなメリットが得られます。
テレアポ代行のメリット
テレアポ業務を外注すると人件費削減や業務の効率など、いくつかのメリットがあります。
人件費の削減につながる
テレアポ業務のために新たなスタッフを雇用すると、求人から研修、教育、給料などの費用が必要になるため人件費が発生します。一方テレアポ会社に委託すると、すでに研修を受けているアポインターが業務を遂行するため、研修費や教育費がかかりません。
またアポインターはテレアポ会社のスタッフなので、アポインターの給料はサービスの利用料金に含まれています。新たな設備を用意する必要もなく、設備費の削減も可能です。
別の業務にリソースをさける
自社のスタッフはメール対応や商談準備など複数のタスクを抱えており、限られた時間で業務をこなさなければなりません。そこにテレアポ業務が加われば、負担は大きくなります。テレアポがあるために、他の業務が思うように進まないケースもあるでしょう。
しかしテレアポ業務を外注すれば、別の業務にリソースをさけるようになり業務効率のアップが望めます。
電話対応の品質向上が期待できる
テレアポ会社はテレアポに関するノウハウが豊富で、より成果を上げるための高いスキルを持っています。実際に業務を遂行するアポインターも、言葉遣いや電話対応のコツなどテレアポに関するスキルを身に付けているため、自社でスタッフを育成するよりもより質の高い電話対応が期待できます。
テレアポ代行のデメリット
企業にとってメリットが大きいテレアポ代行も、利用前に確認しておくべきデメリットがあるので確認しておきましょう。
場合によってはコストが上がる
テレアポ代行には主に3種類の料金形態があり、どの料金形態が向いているかは企業によって異なります。採用する料金形態によってはコストが上がってしまうこともあるため、注意が必要です。
それぞれの特徴とメリット・デメリットをしっかり確認し、あらかじめコストシミュレーションを行った上で、自社に合ったタイプを選びましょう。
質が良い委託会社を選ぶ必要がある
テレアポ代行会社は多数存在していますが、得意な分野やサービス、アポインターの能力などには差があります。委託する会社やアポインターの質が低いと、いくら高い料金を支払っても満足できる成果は得られません。
委託する会社はコスト面のみを見て選ぶのではなく、複数社の特徴や質を比較してみることが大切です。
クオリティが高いテレアポ会社の選び方とは
成果が期待できるクオリティの高いテレアポ会社を選ぶには、注目すべき5つのポイントがあります。
過去の実績を確認する
クオリティの高いテレアポ会社を見つけるには、まずテレアポ会社の過去の実績を確認してみることが大切です。ほとんどのテレアポ会社では、これまで請け負ったことのある企業名や業種などをホームページに記載しています。自社と似た業種での実績があるかどうかを確認し、その分野での実績が多いテレアポ会社を選ぶと成果が期待できます。
ホームページに記載されていない場合は、直接テレアポ会社に連絡をして確認してみるのがおすすめです。
アポインターの経験・能力をチェックする
テレアポに関するスキルを身に付けているとはいえ、アポインターの能力や経験には差があります。そのためアポインターの能力によって成果が左右されるといっても過言ではありません。
またアポインターは自社の名前を名乗って業務を遂行するので、ターゲットは「アポインターの印象＝企業の印象」と受け取ります。成果はもちろん、企業のイメージを守るためにもアポインターにはどの程度の経験や能力があるのかチェックが必須です。
例えば正社員のアポインターが対応しているところや、電話対応の質が分かる音声データを確認できるところを選ぶのがおすすめです。
ターゲットリストが用意されるか確認する
テレアポのターゲットリストが用意されているテレアポ会社を選ぶと、自社でリストを作成する手間がかかりません。ただしなかにはターゲットリストを用意していないところや、別料金が発生するケースもあるためしっかり確認しておきましょう。
リストがある場合でも、自社がターゲットとしている対象で作成してくれるのかどうかも確認しておく必要があります。
提案内容で選ぶ
テレアポ会社を選ぶ際は、どのような対応をしてくれるのか提案内容も確認します。例えば依頼をしてサービスが開始された後も、トークスクリプトやターゲットに電話をかける時間帯などは定期的な見直しが必要です。見直しの際はレポート内容を基に、より成果を上げるために改善すべき部分のアドバイスをしてくれるところを選ぶと良いでしょう。
ただし委託した会社に丸投げするのではなく、定期的に打ち合わせをしながら方針が一致しているかどうかを確認することも大切です。
料金も忘れずにチェックする
テレアポ会社には「成果報酬型」「固定報酬型」「コール課金型」3種類の料金体系があり、料金が発生する仕組みが異なります。それぞれにメリットとデメリットもあるので、違いを把握して自社に合ったタイプを選びましょう。
成果報酬型
成果報酬型は獲得したアポイントの件数に応じて、料金が発生するタイプです。費用は件数によって決まるため、無駄がない点がメリットです。あらかじめ「アポイントを取るのは1カ月に〇件まで」と、自社のスタッフが営業などの対応可能な件数を設定できるケースもあります。
ただしアポイントが取れたからといって、全てが契約に結び付くとは限りません。成果報酬型の場合は1件あたりの金額が割高になる傾向があるため、アポイントが取れても契約が成立しなければ費用対効果が低くなります。
固定報酬型
固定報酬型はコール数やアポイントの獲得数に関係なく、毎月決まった金額を支払うタイプです。どれだけ多くアポイントを獲得しても料金が変わらない点がメリットです。費用が一定なので予算を計算しやすく、一定期間継続して利用したい企業に向いています。
一方アポイントが取れず、成果が得られなかった場合も一定の料金を支払わなければならない点はデメリットです。アポイント会社のフィードバックがサービスに含まれていることもあるため、問題を見つけて改善していくと成果が上がる可能性もあります。
コール課金型
コール課金型とはターゲットに電話をかけた回数分だけ、料金が発生するタイプです。「1回電話をかけるたびに〇円」となるため、契約内容によってはターゲットが不在でも1コールごとに料金がかかります。不在でもカウントされるのか、つながったら1件とみなすのか、テレアポ会社のシステムをよく確認しておきましょう。
料金体系がシンプルで分かりやすい点はメリットですが、成果がなくても電話をかけた分だけ料金が必要になる点はデメリットです。
テレアポ代行サービスの利用手順を紹介
テレアポ代行サービスは、ヒアリングや見積りの確認などを経てから申し込みです。利用手順も確認しておきましょう。
気になるテレアポ会社へ連絡する
気になるテレアポ会社を数社までしぼり、直接連絡をしてサービス内容や料金などの説明を受けます。ホームページを見て「ここだ」と思うところがあったとしても、直接話を聞かなければ分からない部分もあります。
複数社に連絡をして、サービスを比較検討するのがおすすめです。
依頼内容をヒアリングしてもらう
連絡をしてみて担当者やサービスなどに問題がなければ、依頼したい内容を相談します。テレアポの目的や目標とするアポイント件数、自社の商品・サービスの特徴などを伝えて、アプローチ策定を行います。
アポイント獲得の目標数や現状が曖昧なままヒアリングをしてもらっても、的確なアプローチ策定ができません。ヒアリングの前にテレアポの現状を分析・整理しておく必要があります。解消したい課題もしっかり伝えましょう。
ターゲットやアプローチ手法など、テレアポ会社が持っている独自のノウハウや経験を活かした対策を提案してくれます。
見積りを確認後、サービスに申し込む
ヒアリング後は見積りを作成してもらい、改めて内容を確認します。サービス内容はもちろん、料金、契約期間などの重要事項が記載されているため細部まで確認しておくことが大切です。
たとえヒアリングを丁寧にしていても、万が一認識のズレなどがあった場合は契約後にトラブルを招く可能性もあります。トラブル防止のためにも、必ず確認しておきましょう。
内容を確認しつつ、他社とのサービスやコストパフォーマンスを比較し、自社の希望に合うテレアポ会社を選びます。申し込みが完了すると、契約をした開始日からテレアポ代行の業務が遂行されます。
テレアポを代行してもらう
トークスクリプトなどを作成し、いよいよサービスが開始されます。トークスクリプトは基本的にテレアポ会社が作成してくれます。何度も内容を変更できるケースと、変更は1度のみのケースがあるので確認しておきましょう。
成果報告を受ける
成果報告は依頼者側が指定したタイミングで受けられ、なかにはリアルタイムで状況を確認できるシステムを導入しているところもあります。
得られた成果に応じて業務を遂行する時間帯を変更してみるなど、戦略の見直しを行いましょう。テレアポ会社の担当者のフォローを受けながら随時見直しを行うことで、テレアポ業務のさらなる改善が期待できます。
まとめ
テレアポを代行会社に委託すると、コスト削減や業務の効率化が期待できます。テレアポ会社を選ぶ際は、複数社の過去の実績やアポインターの能力、提案内容などを比較しながら決めましょう。また料金体系によって特徴やメリット・デメリットが異なるため、自社に合ったタイプを選択することも大切です。
株式会社Sales and Innovation Japanでは、テレアポ代行の他、新規事業立ち上げ支援や法人の営業代行も行っています。テレアポ代行の料金は月額固定報酬制が基本で、ご相談の内容次第では成果報酬でお受けできるケースもあります。
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